Welche Schritte sind bei der Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) zu beachten?

Einführung und Bedeutung:

Die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist ein strukturierter Prozess, der darauf abzielt, die Risiken der Verarbeitung personenbezogener Daten zu bewerten und geeignete Maßnahmen zur Bewältigung dieser Risiken zu ergreifen. Dieser Prozess ist entscheidend, um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu gewährleisten und den Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen zu sichern. Hier sind die einzelnen Schritte im Detail erläutert:

1. Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge:

Der erste Schritt bei der Durchführung einer DSFA besteht darin, eine detaillierte Beschreibung der geplanten Verarbeitungsvorgänge zu erstellen. Diese Beschreibung sollte folgende Elemente enthalten:

• Zwecke der Verarbeitung: Klar definieren, warum die Daten verarbeitet werden und welche Ziele damit verfolgt werden.
• Art der verarbeiteten Daten: Angabe der Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden, z.B. Namen, Adressen, Gesundheitsdaten, finanzielle Informationen.
• Betroffene Personen: Identifizierung der Gruppen von Personen, deren Daten verarbeitet werden, z.B. Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten.
• Technologien und Methoden: Beschreibung der eingesetzten Technologien und Methoden zur Verarbeitung der Daten, z.B. IT-Systeme, Software, Datenbanken.

2. Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung:

Im nächsten Schritt wird bewertet, ob die geplanten Verarbeitungsvorgänge notwendig und verhältnismäßig in Bezug auf die verfolgten Zwecke sind. Diese Bewertung umfasst:

• Zweckbindung: Sicherstellen, dass die Daten nur für die festgelegten Zwecke verwendet werden und nicht für andere, unvereinbare Zwecke weiterverarbeitet werden.
• Datenminimierung: Überprüfen, ob nur die Daten erhoben und verarbeitet werden, die für die Erreichung der Zwecke unbedingt erforderlich sind.
• Speicherbegrenzung: Festlegen, wie lange die Daten gespeichert werden und sicherstellen, dass sie gelöscht oder anonymisiert werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

3. Bewertung der Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen:

Dieser Schritt umfasst die Identifizierung und Bewertung der potenziellen Risiken, die sich aus der Verarbeitung der personenbezogenen Daten ergeben. Dabei werden die folgenden Aspekte berücksichtigt:

• Art der Risiken: Identifizieren, welche Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen bestehen, z.B. Verlust von Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit der Daten.
• Wahrscheinlichkeit und Schwere der Risiken: Bewerten, wie wahrscheinlich das Eintreten der identifizierten Risiken ist und wie schwerwiegend die möglichen Folgen für die betroffenen Personen sind.
• Betroffene Rechte und Freiheiten: Berücksichtigen, welche spezifischen Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen durch die Risiken gefährdet werden, z.B. das Recht auf Privatsphäre, das Recht auf Schutz der personenbezogenen Daten.

4. Maßnahmen zur Risikominderung:

Auf Basis der Risikobewertung werden Maßnahmen zur Bewältigung der identifizierten Risiken festgelegt. Diese Maßnahmen umfassen sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen:

• Technische Maßnahmen: Implementierung von Sicherheitsvorkehrungen wie Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.
• Organisatorische Maßnahmen: Einführung von Richtlinien und Verfahren zur Sicherstellung des Datenschutzes, Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit personenbezogenen Daten und Durchführung regelmäßiger Datenschutz-Audits.

5. Dokumentation der DSFA:

Die Ergebnisse der DSFA müssen umfassend dokumentiert werden. Diese Dokumentation dient als Nachweis für die Einhaltung der DSGVO und sollte die folgenden Elemente enthalten:

• Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge: Detaillierte Darstellung der Verarbeitungsvorgänge und der Zwecke der Verarbeitung.
• Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit: Dokumentation der Überlegungen zur Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit der Verarbeitung.
• Risikobewertung: Darstellung der identifizierten Risiken und deren Bewertung hinsichtlich Wahrscheinlichkeit und Schwere.
• Maßnahmen zur Risikominderung: Beschreibung der festgelegten Maßnahmen zur Minderung der identifizierten Risiken.

6. Überprüfung und Aktualisierung der DSFA:

Eine DSFA ist kein einmaliger Prozess, sondern muss regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn sich die Verarbeitungsvorgänge ändern, neue Technologien eingeführt werden oder sich die Risiken für die betroffenen Personen ändern. Die Überprüfung sollte sicherstellen, dass die festgelegten Maßnahmen weiterhin wirksam sind und gegebenenfalls angepasst werden.

Praktische Beispiele für DSFA-Anwendungen:

• Einführung neuer Technologien: Ein Unternehmen plant die Einführung einer neuen Technologie zur Gesichtserkennung in seinen Geschäftsstellen. Eine DSFA wird durchgeführt, um die potenziellen Datenschutzrisiken zu bewerten und Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen, wie z.B. die Implementierung strenger Zugangskontrollen und die Pseudonymisierung der Daten.
• Verarbeitung sensibler Daten: Eine medizinische Einrichtung plant die Verarbeitung sensibler Gesundheitsdaten zur Forschungszwecken. Eine DSFA hilft dabei, die Risiken zu bewerten und geeignete Schutzmaßnahmen zu implementieren, wie z.B. die Verschlüsselung der Daten und die strenge Zugriffskontrolle.

Relevante Artikel der DSGVO:

• Artikel 35: Datenschutz-Folgenabschätzung
• Artikel 36: Vorherige Konsultation
• Erwägungsgrund 84: Anwendungsbereich der DSFA
• Erwägungsgrund 90: Durchführung der DSFA

Zusammenfassung:

Die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) ist ein strukturierter Prozess, der darauf abzielt, die Risiken der Verarbeitung personenbezogener Daten zu bewerten und geeignete Maßnahmen zur Bewältigung dieser Risiken zu ergreifen. Durch die Durchführung einer DSFA können Unternehmen Transparenz und Rechenschaftspflicht gewährleisten, Vertrauen schaffen und rechtliche Risiken minimieren. Die Durchführung einer DSFA umfasst die Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge, die Bewertung der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit, die Risikobewertung, die Festlegung von Maßnahmen zur Risikominderung und die Dokumentation der Ergebnisse. Regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen der DSFA stellen sicher, dass die festgelegten Maßnahmen weiterhin wirksam sind und gegebenenfalls angepasst werden.