Die Kosten für die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten (DSB) können je nach Umfang der Dienstleistungen, Größe des Unternehmens und spezifischen Anforderungen stark variieren. Im Allgemeinen setzen sich die Kosten aus verschiedenen Faktoren zusammen, die im Folgenden detailliert beschrieben werden:
1. Monatliche Pauschalen oder Stundenhonorare
Viele externe Datenschutzbeauftragte bieten ihre Dienstleistungen auf der Grundlage monatlicher Pauschalen oder stundenbasierter Honorare an. Die monatlichen Pauschalen können je nach Vereinbarung und Umfang der Dienstleistungen zwischen 500 und 2.500 Euro liegen. Stundenbasierte Honorare variieren typischerweise zwischen 100 und 250 Euro pro Stunde, abhängig von der Erfahrung und Expertise des DSB.
2. Initiale Bestandsaufnahme und Analyse
Zu Beginn der Zusammenarbeit führt der externe DSB häufig eine initiale Bestandsaufnahme und Analyse der bestehenden Datenschutzmaßnahmen und -prozesse im Unternehmen durch. Diese initiale Prüfung dient dazu, den aktuellen Stand der Datenschutz-Compliance zu bewerten und mögliche Schwachstellen zu identifizieren. Die Kosten für diese initiale Analyse können je nach Unternehmensgröße und Komplexität der Datenverarbeitung zwischen 1.000 und 5.000 Euro liegen.
3. Laufende Beratung und Überwachung
Ein wesentlicher Bestandteil der Dienstleistungen eines externen DSB ist die laufende Beratung und Überwachung der Datenschutzmaßnahmen im Unternehmen. Dies umfasst die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Datenschutzrichtlinien, die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) und die Überwachung der Einhaltung der Datenschutzvorschriften. Die Kosten für diese laufenden Dienstleistungen sind in den monatlichen Pauschalen oder stundenbasierten Honoraren enthalten.
4. Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
Der externe DSB führt regelmäßige Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen für die Mitarbeiter durch, um das Bewusstsein für Datenschutzthemen zu schärfen und die Mitarbeiter über ihre Pflichten im Umgang mit personenbezogenen Daten zu informieren. Die Kosten für diese Schulungen können je nach Umfang und Häufigkeit zwischen 500 und 2.000 Euro pro Schulung liegen.
5. Entwicklung und Implementierung von Datenschutzmaßnahmen
Die Entwicklung und Implementierung technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ist ein weiterer Kostenfaktor. Dies umfasst die Implementierung von Datenschutz-Managementsystemen, die Einrichtung von Sicherheitsmaßnahmen und die Anpassung der IT-Infrastruktur. Die Kosten hierfür variieren stark je nach spezifischen Anforderungen und können zwischen 2.000 und 10.000 Euro oder mehr liegen.
6. Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
Der DSB fungiert als Ansprechpartner für die Datenschutzaufsichtsbehörde und kooperiert mit dieser bei Anfragen, Prüfungen und Untersuchungen. Die Kosten für die Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde sind in den laufenden Dienstleistungen enthalten, können aber in besonderen Fällen, wie bei umfangreichen Prüfungen oder Bußgeldverfahren, zusätzliche Kosten verursachen.
7. Dokumentation und Berichterstattung
Ein wesentlicher Bestandteil der Arbeit eines externen DSB ist die Dokumentation aller datenschutzrelevanten Vorgänge und Maßnahmen. Dies umfasst die Erstellung und Pflege des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten, die Dokumentation von Datenschutz-Folgenabschätzungen und die Aufzeichnung aller datenschutzrechtlichen Prüfungen und Überwachungen. Die Kosten für diese Dokumentationsarbeiten sind in den laufenden Dienstleistungen enthalten.
8. Anpassung an gesetzliche Änderungen
Da Datenschutzgesetze wie die DSGVO ständig im Wandel sind, muss der externe DSB sicherstellen, dass die Datenschutzmaßnahmen des Unternehmens stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies kann zusätzliche Kosten verursachen, insbesondere wenn umfangreiche Anpassungen oder neue Implementierungen erforderlich sind.
9. Haftung und Versicherung
Ein weiterer Kostenfaktor kann die Haftung und Versicherung des externen DSB sein. Viele externe DSBs schließen eine Berufshaftpflichtversicherung ab, um sich gegen mögliche Schadensersatzansprüche abzusichern. Die Kosten für diese Versicherung sind in der Regel im Honorar des DSB enthalten, können aber in bestimmten Fällen zusätzlich in Rechnung gestellt werden.
Zusammengefasst hängen die Kosten für die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Größe des Unternehmens, der Umfang der Dienstleistungen und spezifische Anforderungen. Unternehmen sollten die verschiedenen Kostenaspekte sorgfältig prüfen und im Voraus klären, um eine transparente und planbare Kostenstruktur zu gewährleisten. Trotz der Kosten bietet die Bestellung eines externen DSBs zahlreiche Vorteile, die die Investition rechtfertigen, insbesondere die Minimierung rechtlicher Risiken und die Sicherstellung der Datenschutz-Compliance.
