Warum machen Unternehmen diese 5 Datenschutzfehler?

Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist für Unternehmen in der EU unerlässlich, um hohe Bußgelder und Reputationsverluste zu vermeiden. Dennoch unterlaufen vielen Organisationen immer wieder die gleichen Datenschutzfehler. Warum passiert das, und wie können Datenschutz-Audits, insbesondere Datenschutz-Audits in Berlin, durch zertifizierte Datenschutzbeauftragte (DSB) oder einen externen Datenschutzbeauftragten, diese Probleme lösen? In diesem Artikel beleuchten wir die fünf häufigsten Datenschutzfehler, die Unternehmen machen, und zeigen, wie gezielte Audits helfen, die DSGVO-Konformität sicherzustellen.

1. Fehlende oder unvollständige Dokumentation (Art. 5 Abs. 2 DSGVO)

Ein zentraler Grundsatz der DSGVO ist die Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Unternehmen müssen nachweisen, dass sie die Datenschutzvorschriften einhalten. Dennoch fehlt es vielen an einem aktuellen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) oder einer Dokumentation technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM). Ohne diese Nachweise drohen bei einer Prüfung durch Aufsichtsbehörden empfindliche Bußgelder gemäß Art. 83 DSGVO.

Warum passiert das? Häufig unterschätzen Unternehmen den Aufwand für eine lückenlose Dokumentation oder es fehlt an internem Know-how. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) haben oft keine internen Ressourcen, um ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) aufzubauen.

Lösung durch Datenschutz-Audits: Ein Datenschutzaudit prüft systematisch, ob alle erforderlichen Dokumente vorliegen und den Anforderungen der DSGVO entsprechen. Datenschutz-Audits in Berlin, durchgeführt von zertifizierten DSB, identifizieren Schwachstellen in der Dokumentation und liefern konkrete Handlungsempfehlungen. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann zudem die fortlaufende Aktualisierung der Dokumentation übernehmen, um die Nachweispflicht zu erfüllen.

2. Unzureichende Schulung der Mitarbeitenden (Art. 39 Abs. 1 DSGVO)

Die DSGVO fordert, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu Datenschutzthemen schulen (Art. 39 Abs. 1 DSGVO). Dennoch vernachlässigen viele Firmen diese Pflicht. Mitarbeitende, die nicht über die Anforderungen der DSGVO informiert sind, können unbeabsichtigt Verstöße verursachen, etwa durch unsicheren Umgang mit personenbezogenen Daten oder fehlerhafte Einwilligungen.

Warum passiert das? Oft fehlt es an Zeit oder Budget, um Schulungen zu organisieren. Manche Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass die Sensibilisierung der Belegschaft eine gesetzliche Pflicht ist. Besonders in dynamischen Branchen wie der Berliner Startup-Szene wird Datenschutz manchmal als zweitrangig angesehen.

Lösung durch Datenschutz-Audits: Ein Datenschutzaudit deckt auf, ob und wie Mitarbeitende geschult wurden. Datenschutz-Audits durch zertifizierte DSB umfassen oft Interviews mit Mitarbeitenden, um deren Wissensstand zu prüfen. Ein externer Datenschutzbeauftragter kann Schulungsprogramme entwickeln und durchführen, die speziell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sind, wie es in Berliner Kanzleien oder IT-Firmen häufig gefordert wird.

3. Vernachlässigung technischer und organisatorischer Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Gemäß Art. 32 DSGVO müssen Unternehmen technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) implementieren, um ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten zu gewährleisten. Häufige Fehler sind unzureichend gesicherte Serverräume, fehlende Verschlüsselung oder veraltete IT-Systeme, die Hackerangriffe begünstigen.

Warum passiert das? Viele Unternehmen, insbesondere KMU, verfügen nicht über die nötige IT-Expertise, um angemessene Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen. Zudem werden die Kosten für IT-Sicherheit oft gescheut, bis ein Datenverstoß eintritt.

Lösung durch Datenschutz-Audits: Ein Datenschutzaudit analysiert die IT-Infrastruktur und bewertet, ob die TOM den Risiken der Datenverarbeitung entsprechen. Datenschutz-Audits in Berlin, wo viele Unternehmen mit sensiblen Daten arbeiten, legen besonderen Fokus auf IT-Sicherheit. Ein zertifizierter DSB kann Schwachstellen wie unzureichende Firewalls oder fehlende Zugriffskontrollen identifizieren, während ein externer Datenschutzbeauftragter langfristige Sicherheitsstrategien entwickelt.

4. Fehlende oder unzureichende Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO)

Wenn Unternehmen externe Dienstleister wie Cloud-Anbieter oder IT-Dienstleister beauftragen, müssen sie Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abschließen. Häufig fehlen diese Verträge oder sie sind nicht DSGVO-konform, was zu Haftungsrisiken führt.

Warum passiert das? Viele Unternehmen sind sich nicht bewusst, dass sie für die Datenschutzverstöße ihrer Dienstleister verantwortlich gemacht werden können. Besonders bei internationalen Anbietern wird die Notwendigkeit eines AVV oft übersehen.

Lösung durch Datenschutz-Audits: Ein Datenschutzaudit überprüft, ob alle externen Dienstleister durch gültige AVV abgedeckt sind. Datenschutz-Audits durch zertifizierte DSB stellen sicher, dass die Verträge den Anforderungen der DSGVO entsprechen. In Berlin, wo viele Unternehmen mit globalen Dienstleistern zusammenarbeiten, kann ein externer Datenschutzbeauftragter die Vertragsprüfung und -verhandlung übernehmen, um Risiken zu minimieren.

5. Nicht durchgeführte Datenschutz-Folgenabschätzungen (Art. 35 DSGVO)

Für besonders risikoreiche Datenverarbeitungen, wie etwa bei Gesundheitsdaten oder KI-Anwendungen, schreibt die DSGVO eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) vor (Art. 35 DSGVO). Dennoch führen viele Unternehmen keine DSFA durch, obwohl sie gesetzlich verpflichtet sind.

Warum passiert das? Die Komplexität der DSFA und der Mangel an internem Fachwissen führen dazu, dass Unternehmen diese Pflicht ignorieren. Besonders in Branchen wie MedTech oder Marketing, die in Berlin stark vertreten sind, wird die Notwendigkeit einer DSFA unterschätzt.

Lösung durch Datenschutz-Audits: Ein Datenschutzaudit prüft, ob eine DSFA erforderlich ist und ob sie korrekt durchgeführt wurde. Datenschutz-Audits in Berlin berücksichtigen die spezifischen Anforderungen innovativer Branchen. Ein zertifizierter DSB unterstützt bei der Erstellung der DSFA, während ein externer Datenschutzbeauftragter die regelmäßige Überprüfung und Anpassung sicherstellt.

Warum sind Datenschutz-Audits so wichtig?

Die genannten Fehler zeigen, dass Datenschutz in Unternehmen oft durch mangelndes Wissen, fehlende Ressourcen oder falsche Prioritätensetzung vernachlässigt wird. Datenschutz-Audits sind ein unverzichtbares Instrument, um diese Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben. Sie bieten folgende Vorteile:

• Rechtssicherheit: Audits stellen sicher, dass Unternehmen die DSGVO-Vorgaben einhalten und Bußgelder vermeiden.
• Vertrauensbildung: Ein erfolgreich durchgeführtes Audit stärkt das Vertrauen von Kunden und Partnern, insbesondere in datensensiblen Branchen.
• Effizienz: Durch die Unterstützung eines externen Datenschutzbeauftragten oder zertifizierten DSB können Audits zeit- und kosteneffizient gestaltet werden.
• Regionale Expertise: Datenschutz-Audits in Berlin berücksichtigen die spezifischen Anforderungen der Hauptstadt, etwa in der Startup- oder Kreativwirtschaft.

Ein Datenschutzaudit ist keine gesetzliche Pflicht, aber eine freiwillige Maßnahme, die Unternehmen vor teuren Konsequenzen schützt. Laut einer Studie des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht (BayLDA) können Bußgelder bei Verstößen gegen die DSGVO mehrere Millionen Euro betragen, abhängig von der Schwere des Verstoßes und dem Unternehmensumsatz (Art. 83 Abs. 4-6 DSGVO).

Wie läuft ein Datenschutzaudit ab?

Ein Datenschutzaudit folgt in der Regel diesen Schritten:

1. Vorbereitung: Der Auditor sammelt Informationen über die Datenverarbeitungsprozesse des Unternehmens, etwa durch Fragebögen oder Dokumentensichtung.
2. Ist-Analyse: Es wird geprüft, ob die aktuellen Prozesse und Maßnahmen der DSGVO entsprechen. Dies umfasst Interviews, Ortsbegehungen und IT-Checks.
3. Maßnahmenkatalog: Der Auditor erstellt einen Bericht mit konkreten Empfehlungen zur Behebung von Schwachstellen.
4. Umsetzung: Ein externer Datenschutzbeauftragter oder zertifizierter DSB unterstützt bei der Umsetzung der Maßnahmen und deren Dokumentation.

Datenschutz-Audits in Berlin können auch remote durchgeführt werden, was besonders für flexible Unternehmen attraktiv ist. Die Kosten für ein Audit variieren je nach Unternehmensgröße und Komplexität, liegen aber oft zwischen 1.000 und 3.000 Euro, eine Investition, die sich durch die Vermeidung von Bußgeldern schnell amortisiert.

Globeria Datenschutz: Ihr Partner für DSGVO-Konformität

Um die genannten Datenschutzfehler zu vermeiden, ist eine professionelle Unterstützung unerlässlich. Globeria Datenschutz bietet maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen jeder Größe, insbesondere in Berlin und Umgebung. Unsere Dienstleistungen umfassen:

• Datenschutz-Audits durch zertifizierte DSB: Unsere TÜV-zertifizierten Datenschutzbeauftragten führen umfassende Audits durch, die alle Aspekte der DSGVO abdecken, von der Dokumentation bis zur IT-Sicherheit.
• Externer Datenschutzbeauftragter: Wir übernehmen die Aufgaben eines DSB, inklusive Schulungen, Vertragsprüfungen und der Erstellung von DSFA, um Ihr Unternehmen langfristig abzusichern.
• Regionale Expertise: Als Spezialist für Datenschutz-Audits in Berlin kennen wir die Anforderungen lokaler Branchen, von Startups bis zu Kanzleien.
• Kosteneffizienz: Unsere Audits beginnen bei 125 € pro Monat, inklusive Bericht und Maßnahmenplan, um auch KMU den Zugang zu professionellem Datenschutz zu ermöglichen.

Mit über 10 Jahren Erfahrung und mehr als 500 erfolgreichen Datenschutzprojekten ist Globeria Ihr verlässlicher Partner. Kontaktieren Sie uns unter info@globeriadatenschutz.de oder über unsere Website, um ein unverbindliches Beratungsgespräch zu vereinbaren.

Fazit

Die fünf häufigsten Datenschutzfehler – fehlende Dokumentation, unzureichende Schulungen, mangelhafte TOM, fehlende AVV und nicht durchgeführte DSFA – sind vermeidbar. Datenschutz-Audits, insbesondere Datenschutz-Audits in Berlin durch zertifizierte DSB oder einen externen Datenschutzbeauftragten, sind der Schlüssel zur DSGVO-Konformität. Sie schützen nicht nur vor Bußgeldern, sondern stärken auch das Vertrauen Ihrer Kunden. Mit Globeria Datenschutz an Ihrer Seite setzen Sie auf Expertise, Effizienz und maßgeschneiderte Lösungen, um Ihren Datenschutz auf das nächste Level zu heben.